网吧连锁企业费用报销管理办法（试行方案）
2013-03-29 10:29:27   来源：天下网盟论坛(陈涛)   评论：0

XX网吧连锁公司费用报销管理办法【试行】

　　一、报销单据要求

　　（一）所有报销单据做为会计原始凭证应符合《会计基础工作规范》的要求。会计原始凭证的基本内容包括但不限于：原始凭证名称、填制日期、接受单位名称、经济业务内容（含数量、单价、金额）、填制单位签章、有关人员签章。所有来自公司外部的原始凭证应是加盖税务监制章的发票或财政监制章的收据，原始凭证必须真实完整，不得涂改，根据实际发生的经济业务事项填列。

　　（二）填写报销单据《报销单》、《支付申请书》、《借款单》需要使用黑色水笔填写，禁止使用铅笔、圆珠笔填写，所有单据禁止涂改，如有涂改视为无效。具体表格见附表

　　（三）差旅费报销、费用支付报销应填写《报销单》或《支付申请书》，其中费用已经实际发生的填写《报销单》，费用金额确定，内容清晰，尚未支付的填写《支付申请书》。

　　（四）对费用支付的结算方式，原则上1000元以上采用转账方式。《报销单》后除附原始凭证外需另附《费用报销审批单》、经审批的《出差申请单》做为附件。《支付申请书》后应附同意支付的会签表或合同原件、发票、入库单等原始凭证。

　　（五）所有费用开支单据上都需准确注明抬头，以便会计的核算和分担。

　　二、费用报销的签批和资金支付流程

　　（一）签批程序：

　　报销人应将已经报销人所在部门负责人及分管领导签批的报销单据送至财务结算中心，由财务结算中心会计对照公司相关规章制度进行统一审核。相关流程如下：

　　1、网吧报账人——→店长审核（审核报账业务真实性）——→主管领导审核（审核必要性）——→会计审核（审核单据真实性、完整性）——→财务经理审核（复核会计审核正确性、判断重要性）——→总经理审核（如有必要）

　　2、总部报账人——→主管领导审核（审核报账业务真实性、必要性）——→会计审核（审核单据真实性、完整性）——→财务经理审核（复核会计审核正确性、判断重要性）——→总经理审核（如有必要）

　　关于审批权限范围：一般情况下，单笔报销及付款在3000元以内的由主管领导和财务经理在授权范围内审核结束。单笔报销及付款在3000元以上的，或主管领导和财务经理中有一人觉得有必要提交总经理审核的，应当交总经理审核。

　　我们目前认为，3000元以上为大额资金标准，需要提交总经理审核。

　　（二）资金支付流程：

　　公司要求员工统一办理银行卡，由财务结算中心出纳岗将所有费用、报销资金直接打入个人卡，一般不再支付现金。

　　对于向外部供应商支付的货款，原则上直接支付到供应商的单位银行账户。对于个体工商户，可以支付到对方法定代表人的银行卡，但需要提供营业执照复印件。

　　三、差旅费报销标准及要求

　　差旅费是指员工因公需要离开本单位所在地产生的相关费用。包括交通费、住宿费等费用。

　　（一）报销及审核要件要求：
　　1、由会计审核过的差旅费报销单
　　2、审批手续齐全的《出差申请单》格式见附表
　　3、交通及住宿正规发票，住宿发票超过标准的需要提供住宿费用详单

　　（二）费用标准：

　　说明事项：

　　特殊地区为北京、上海、深圳、广州。沿海开放城市对照省会城市标准。具体城市名单视情况而定，单人出差和同性双人出差遵照同一住宿标准。两人以上出差，原则上按两人一间安排，剩余单人可一人一间，两人一间的可按较高标准报销。

　　较低级别员工如陪同领导出差，因需要和领导住同一高标准宾馆住宿费超标的，较低级别员工经批准可以按该宾馆最低标准间价格凭票据实报销。

　　员工出差期间发生的市内交通费，须在发票背面写明起止地点和事由，由本人签名。原则上特殊地区每人每天不超过100元，沿海开放城市每人每天不超过70元，其他地区每人每天不超过50元。

　　四、市内交通费报销标准及要求

　　市内交通费是指员工为处理公司事务而发生的市内交通费。

　　（一）报销单据：
　　1、由会计审核过的报销单；
　　2、正规发票。

　　（二）审核要求：

　　门店及项目负责人，有自备车并已报销相关费用的，原则上不再报销出租车费。在确认不能用车的，可选乘出租车，凭车票实报实销。并在票据报销时，背面注明起止地点和事由，由本人签名，由主管领导审核后报销。

　　其他员工应尽量乘坐公交车，如因特殊情况，事先报门店及项目负责人同意后，可选乘出租车。并在票据报销时，背面注明起止地点和事由，由本人签名，由主管领导审核后报销。

　　因工作需要夜间晚归的特殊岗位员工发生的夜间交通费，经部门负责人批准可搭乘出租车回家.并在票据报销时，背面注明起止地点和事由，由本人签名。凭当天出租车票实报实销。

　　五、业务招待费（含礼品费）报销标准及要求

　　招待费支出分为餐饮招待费支出和礼品费支出，实行年度固定预算额度控制。按照公司、门店或项目每年设定额度，分解到月。在预算额度内据实列支。如因特殊情况需超预算的，应按追加预算的方式进行办理，否则对预算外的部分不予报销。

　　招待费支出实行事前审批制度。当事人在费用发生前，应填写《招待费支出审批表》，由门店负责人及公司领导审批。

　　六、办公费用与低值易耗品的报销标准及要求

办公费用是指公司及门店购置办公用品、电子设备耗材，订阅有关的报刊，印刷资料等产生的费用。包括办公用品、邮寄费、印刷费及其他。

　　（一）办公用品

管理要求：办公用品由总部统一采购，每月报销一次，日常用品按每人每月不超过10元标准领用。

　　报销要件及审核要求：
　　1、会计审核过的报销单
　　2、正规发票
　　3、办公用品采购清单（加盖供应商章）
　　4、办公用品领用清单或出入库清单（领用人和管理人签字）

　　（二）低值易耗品

低值易耗品是指公司用于购置办公用具、电子设备耗材、卫生清洁用品、维护工具等物品。公司对低值易耗品采用统一采购，领用时一次摊销法。

　　报销要件及审核要求：
　　1、会计审核过的报销单
　　2、正规发票
　　3、低值易耗品采购清单（加盖供应商章）
　　4、低值易耗品领用清单或出入库清单（领用人和管理人签字）

　　七、房租费、物业费、水电费支付标准及要求

　　（一）房租费、物业费

　　房租费、物业费包括营来场所租赁费、员工宿舍租赁费、物业统一管理保安、清洁、电梯等费用，但不包括公用水电费。一般应签订正式房屋租赁合同和物业管理合同。

　　报销及审核要求：
　　1、会计审核过的《支付申请书》或报销单
　　2、正规发票
　　3、正式合同或物业公司的收费通知
　　4、房租或物业合同中应明确费用标准及计算方法。

　　（二）水电费

　　水费是指由自来水公司提供的管道用水，不包括桶装饮用水。电费是指电力供应公司提供的公共用电，由门店统一上报申请支付。

　　报销及审核要求：
　　1、会计审核过的《支付申请书》或报销单
　　2、正规发票或自来水公司、电力公司（物业公司也可）的收费通知
　　3、原则上直接支付到自来水公司、电力公司的对公账户。若为物业公司代收的，可支付给物业公司，但要与收费通知上账户，金额、名称等相关信息一致。房东代收代缴的，可支付给房东，但需提供发票。

　　注意事项：
　　原则上要有发票，如无发票应有物业公司缴费通知书、水电费统一大发票复印件（加盖章），物业公司的收据。

　　八、业务宣传费支付标准及要求

　　业务宣传费是指门店在经营过程中因需要扩大影响、提高经营业绩所策划的宣传活动发生的费用。

　　业务宣传费开支应由门店提出活动申请，策划方案报主管领导审核必要性，方案财务预算报财务经理审批可行性。必要时提交总经理审核。

　　支付标准及要求：
　　1、会计审核过的《支付申请书》或报销单
　　2、正规发票
　　3、附财务经理审核的《业务宣传活动预算表》
　　4、附主管领导审核的《业务宣传活动方案》
　　5、与外包宣传方签定的正规合同

　　注意事项：
　　支付应当根据活动的进展情况，结合合同约定分次执行。如需一次性支付的，必须取得所有表单并确认无误。业务宣传活动原则上不得超预算支付，如有特殊情况超预算付款需要总经理审核。

　　九、员工工作餐支付标准及要求

员工工作餐是指门店以及总部工作人员在工作期间，由门店或公司提供的餐饮食品或货币补贴。员工工作餐据各门店实际情况，由主管领导分别确定采取提供工作餐或货币补贴的形式，不做统一规定。

　　有开伙条件的门店，在保证食品卫生安全的前提下，可以为员工提供工作餐。条件不具备的门店采取货币补贴。采用货币补贴形式的，与工资一起发放，领取员工需签字确认。

　　提供工作餐的门店，工作餐费由门店店长根据《工作排班表》提前确定用餐人次，向总部提出申请。总部审核后按用餐标准统一划拨资金，每2周划拨一次，专人保管，专款专用。工作餐物资采购与其他物资采购不得混同。

　　支付标准及要求：
　　1、会计审核过的《支付申请书》或报销单
　　2、经店长审核的工作餐采购清单
　　3、工作餐采购清单月末应予向门店员工公示

　　注意事项：
　　外来工作人员来门店工作需要用餐的，店长应单独做好记录，包括日期、人次、工作事由。所需费用由门店备用金支付，保留单据。按月上报经主管领导审核可以实报实销。外来工作人员用餐标准控制在10元/人次。

　　外来工作人员用餐需要超过标准的，按业务招待费要求处理。

　　十、商品采购支付标准及要求

　　商品采购是指门店用于销售的货物采购支付，商品包括有实物形态的商品和无实物形态的虚拟商品。

　　商品采购必须由门店店长根据库存量、销售量合理确定进货品种、数量并上报。由主管领导审核后汇总各门店需要量统一采购。

　　支付标准及要求：
　　1、会计审核过的《支付申请书》或报销单
　　2、正规发票
　　3、货物清单
　4、有签字的货物签收单或入库单
　　5、首次采购的需提供购货合同。

　　十一、借款支付标准及要求

　　除工作事项需预支款项外，原则上不向个人借款。因突发事项急需借款的，员工必须提出申请，由主管领导审核签字后予以支付。事项紧急的，可以由主管领导口头同意，申请事后补签。

　　审核要求：
　　1、是否有前款未清
　　2、审核借款额度及用途
　　3、登记还款时间

　　借款标准：
　　借款用于工作用途的，主管领导按工作需要审核签字，必须登记确定报账及还款日。无特殊情况，工作完成后3日内报账。

　　借款用于个人用途的，主管领导视情况审核，额度不得超过借款员工1个月工资。如金额需超过1个月工资的，交总经理审核。借款时必须登记还款日期、还款方式。

　　支付标准及要求：
　　1、会计审核过符合借款要求的《借款申请书》
　　2、领款凭证，有领款人签字
　　3、还款或报账日期，还款方式

　　注意事项：
　　前款未清，后款不借。

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